Theo đó, để chủ động trước mọi tình huống nhằm ứng phó với thiên tai (bão, áp thấp nhiệt đới, gió mạnh trên biển, lốc, lũ, ngập lụt…), các đơn vị cần phối hợp với Trạm Báo hiệu hàng hải Thuận An, Chân Mây kiểm tra luồng tàu, phao tiêu, báo hiệu hàng hải tuyến luồng đảm bảo luồng tàu hoạt động ổn định.
Các cảng biển khu vực Thuận An, Chân Mây và các công trình thi công trong vùng nước cảng biển được yêu cầu xây dựng phương án ứng phó thiên tai và triển khai phương án khi có thiên tai xảy ra.
Cũng theo phương án này, cần bố trí đảm bảo thuyền viên trực 24/24h tại tàu, có kế hoạch điều động tàu công vụ đến các khu vực hàng hải khác không bị ảnh hưởng trong trường hợp bão lớn để tránh, trú hoặc điều động tàu neo đậu trú bão tại khu vực hạ lưu sông Hương hoặc cho tàu lên cạn.
Cùng đó, bố trí nhân lực đảm bảo trực 24/24h tại trụ sở cơ quan quản lý nhà nước tại Thuận An, trụ sở đại diện tại Chân Mây để thường xuyên thu nhận tin tức, kịp thời triển khai các phương án phòng, chống và khắc phục hậu quả; Sẵn sàng kế hoạch bảo vệ, di chuyển tài liệu, trang thiết bị quan trọng của cơ quan, chằng chống, gia cố trụ sở và nhanh chóng khắc phục hậu quả của thiên tai đảm bảo khôi phục một cách sớm nhất các hoạt động quản lý của đơn vị.
Trong công tác triển khai thực hiện trước khi thiên tai xảy ra, cần nắm vững tổng số tàu thuyền đang hoạt động trong vùng nước cảng biển khu vực và kiểm tra, rà soát toàn bộ các khu vực neo đậu, tránh bão đã được công bố.
Cần căn cứ loại tàu, cỡ tàu, số lượng tàu thuyền có mặt tại vùng nước cảng biển khu vực quản lý để chỉ định vị trí neo đậu hợp lý, đảm bảo khi cần thiết có thể dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau.
Với các tàu thuyền, cần sắp xếp, chằng buộc hàng hóa, trang thiết bị theo đúng quy định để đảm bảo an toàn. Các hệ thống động lực, cứu sinh, cứu hỏa, trang thiết bị thông tin liên lạc duy trì trạng thái sẵn sàng hoạt động.
Các nắp hầm hàng, cửa ra vào, cửa mạn tàu, hệ thống thông hơi hầm hàng, hầm neo phải được che chắn, gia cố bảo đảm kín nước. Dây buộc tàu, dây kéo tàu, bạt kín nước, vật liệu chống thủng, đèn, ắc quy và các trang thiết bị khác phải được trang bị đầy đủ.
Ngoài ra, trong công tác ứng phó với rủi ro thiên tai cấp độ 3 khi áp thấp nhiệt đới, bão trên biển đông di chuyển vào khu vực mà mình có khả năng ảnh hưởng, phải tổ chức trực chỉ huy, trực ban 24/24h để nắm bắt thông tin áp thấp nhiệt đới, bão.
Căn cứ vào tình huống diễn biến cụ thể của thiên tai ở khu vực, Ban Chỉ huy Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn lập Kế hoạch điều động kịp thời cho tàu, thuyền đi neo đậu tránh, trú bão tùy theo tình hình thời tiết, hướng di chuyển của bão, cấp hoạt động của tàu cho phép.
Trường hợp thuyền trưởng, chủ tàu phối hợp với chủ cảng có đủ cơ sở để khẳng định tàu thuyền neo đậu tại cảng an toàn hơn để chống bão thì thuyền trưởng, chủ tàu, chủ cảng thống nhất cho tàu thuyền neo đậu tại cảng bằng văn bản, gửi Cảng vụ Hàng hải Thừa Thiên Huế và có biện pháp thích hợp để bảo đảm an toàn cho thuyền viên, hành khách, tàu thuyền và hàng hóa.
Trường hợp thời tiết xấu, cấp hoạt động của tàu hạn chế không an toàn nếu di chuyển khỏi vùng nước đơn vị quản lý thì phải bố trí vào sâu trong khu kín sóng gió hoặc phải đưa tàu lên cạn.
Thường xuyên duy trì thông tin liên lạc với các tàu thuyền đang neo đậu tại vùng nước đơn vị quản lý để nắm bắt tình hình của áp thấp nhiệt đới, bão, hướng dẫn cho các phương tiện, tàu thuyền ứng phó kịp thời, đồng thời sử dụng các trang thiết bị, hệ thống VHF, AIS... để theo dõi phương tiện, tàu thuyền triển khai phương án ứng phó thiên tai và tìm kiếm cứu nạn.
Phương án ứng phó cũng tính tới trường hợp rủi ro thiên tai cấp độ 4-5 bão, siêu bão trên biển Đông di chuyển vào khu vực có khả năng bị ảnh hưởng, có thêm phương án xem xét dừng mọi hoạt động hàng hải trong khu vực quản lý.
Bên cạnh đó, chuẩn bị kế hoạch sơ tán người, phương tiện. Khi diễn biến của bão, siêu bão trên biển Đông di chuyển vào khu vực mình có khả năng bị ảnh hưởng, nếu các phương tiện tàu thuyền không di chuyển được khuyến cáo thuyền trưởng có phương án chủ động cho tàu vào cạn, hút toàn bộ nhiên liệu trên tàu, khẩn trương nhanh chóng đưa thuyền viên lên bờ an toàn nhằm hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra.